Onderzoek door werkgever
In de dagelijkse praktijk van de arbeidsrechtadvocaat komt het regelmatig voor dat een werknemer wordt geschorst en vervolgens hulp vraagt. Of omgekeerd, een werkgever heeft aanwijzingen dat een werknemer de nodige verwijten zijn te maken. Vrijwel altijd heeft een schorsing te maken met een onderzoek dat naar bepaalde gedragingen of een bepaalde handelwijze van de werknemer wordt uitgevoerd. Met name de zorgvuldigheid van dat onderzoek is erg belangrijk. Vragen die een werkgever zich moet stellen bij het opstarten van een onderzoek moeten er vooral op gericht zijn de zorgvuldigheid, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid te waarborgen. Wat moet er onderzocht worden, wie voert het onderzoek uit, op welke manier wordt een onderzoek uitgevoerd en op welke manier wordt er gerapporteerd?
Het gaat nogal eens mis met het onderzoek. Het enkele feit dat een werkgever een onderzoek zorgvuldig of betrouwbaar noemt maakt niet dat dat ook zo is. Goed onderzoek doen is ingewikkeld en kan ook leiden tot de conclusie dat de veronderstelling niet waar kan worden gemaakt.
Als een cliënt (een werkgever) mij een advies vraagt rond het inzetten van een onderzoek ben ik altijd zeer kritisch. Wat mij betreft is de zorgvuldigheid en betrouwbaarheid van het onderzoek belangrijker dan de uitkomst. Als uit goed onderzoek naar voren komt dat het vermoeden over bepaalde misdragingen of onregelmatigheden niet klopt, dan is het onderzoek goed geweest. Dat de werkgever vervolgens niet de werknemer die werd verdacht kan ontslaan is dan ook een goede uitkomst. Heel vaak werkt het echter anders, als een vermoeden bestaat dat een werknemer op welk terrein dan ook een scheve schaats heeft gereden, dan is de verwachting dat het onderzoek dat ook zal onderbouwen. Anders gezegd het onderzoek moet erop gericht zijn het vermoeden te bevestigen. Daarvoor is een onderzoek niet bedoeld.
In de situatie dat een onderzoek tot een bepaalde conclusie heeft geleid is het niet alleen fatsoenlijk, maar hoort het bij een goed werkgever om het onderzoek en de resultaten met de betreffende werknemer te delen. Door de gevonden feiten transparant te delen met de onderzochte werknemer neem je die werknemer mee in het proces van het onderzoek. Door juist transparant te zijn kan een werknemer zien waarom hem/haar verwijten worden gemaakt.
Vaak krijg ik ook de vraag of de leidinggevende dan wel de HR-functionaris het onderzoek zou moeten uitvoeren. Wat mij betreft niet. Een dergelijk onderzoek dient onafhankelijk en objectief te worden uitgevoerd. Het liefst door een externe persoon met onderzoekservaring.
Zonder de leidinggevende of de HR-functionaris te willen diskwalificeren is goed onderzoek doen erg moeilijk. Om bevooroordeeld en onafhankelijk kijken naar bepaalde feiten is veel moeilijker dan menig werkgever denkt. Zeker als de onderzoeker al op de hoogte is van de visie van de werkgever.
Naast het feit dat onderzoek bij voorkeur extern moet worden uitgevoerd is het ook belangrijk dat de juiste onderzoeker bij een bepaald project wordt betrokken. Is er het vermoeden van financiële fraude? Dan zal de onderzoeker primair in dat werkgebied gespecialiseerd moeten zijn. Is het een onderzoek dat is gericht op ongewenst en grensoverschrijdend gedrag, dan zal de onderzoeker kennis moeten hebben van dat specifieke werkveld.
Naast mijn voorkeur dat het onderzoek extern wordt uitgevoerd ben ik ook een groot aanhanger van goede gestructureerde interviews. Dat het vragen naar een mening over een bepaalde situatie als sturend kan worden gezien lijkt een open deur. Maar hoe vaak wordt in een verklaring niet gezegd: “volgens mij…, of ik ben van mening dat…” In een zorgvuldig en objectief onderzoek wordt een gestructureerd interview afgenomen. Er wordt niet gevraagd naar meningen, maar naar feiten en eigen waarnemingen. “Ik zag dat Piet de rode verf pakte.” In het verslag moet dan ook worden opgeschreven dat de getuige zelf heeft gezien dat Piet de rode verf pakte.
In een goed onderzoek wordt gewerkt met een onderzoeksprotocol. In dat protocol wordt opgeschreven wie de opdrachtgever is en wat er onderzocht moet worden. Daarnaast wordt beschreven welke instrumenten worden ingezet (bijvoorbeeld gestructureerde interviews, analyse van e-mail berichten, analyse van financiële gegevens, forensische analyse van bepaalde gegevens of analyse van digitale documenten). Ook moet worden beschreven of er gebruik wordt gemaakt van getuigen en op welke manier die getuige een verklaring kunnen afleggen. In het protocol wordt ook aangegeven wat de verwachte doorlooptijd is en of er tussentijds wordt gerapporteerd. Ook kan het zijn dat bepaalde bevindingen in het onderzoek aanleiding geven om een eerdere (tussentijdse) rapportage af te geven bijvoorbeeld als het onderzoek bepaalde resultaten oplevert. Tot slot moet duidelijk worden vastgesteld op welke manier, op welke wijze en aan wie wordt gerapporteerd.
Door te werken met een onderzoeksprotocol wordt voorkomen dat de originele onderzoeksvraag uit het oog wordt verloren en dat de onderzoekers worden afgeleid van de opdracht. Uiteraard kan het voorkomen dat in een bepaald onderzoek zijwegen moeten worden onderzocht. Dat is geen probleem, als vervolgens daarvoor een verklaring is en ook weer teruggekomen wordt op de hoofdroute.
Door op deze manier te gaan werken wordt voorkomen dat een onderzoek min of meer waardeloos wordt. Hoe zorgvuldiger en betrouwbaarder een onderzoek is uitgevoerd, om meerwaarde het zal hebben in een besluit dat juridische consequenties zal hebben. Bij een besluit dat is gebaseerd op een onderzoek zal heel vaak terug gekeken worden naar het onderzoek en de daaruit volgende resultaten.
Mijn tip voor werkgevers is dus makkelijk te raden; zorg voor een zorgvuldig en betrouwbaar onderzoek, het liefst door externe deskundigen uitgevoerd.
Mijn tip voor werknemers is dat het belangrijk is de onderzoeksgegevens in handen te krijgen om op die manier te kunnen analyseren wat, door wie en op welke manier is onderzocht. Dat zal veel zeggen over de waarde en de betrouwbaarheid van het onderzoek.
Vallei Advocaten & Mediators
Arnhemseweg 12
6711 HA Ede
Ontslagrecht, onderzoek, fraude, ongewenst gedrag, schorsing, non-actief
« Terug naar het overzicht