Disfunctioneren: zo bouwt u een stevig dossier en pakt u het verbetertraject professioneel aan

Een werknemer die disfunctioneert verstoord niet alleen het werkproces, maar kan ook serieuze schade aan de onderneming veroorzaken. Reden genoeg om disfunctioneren zeer serieus te nemen.

• Zorgvuldigheid is cruciaal: de rechter kijkt naar feiten, duur/ernst, serieuze verbeterkans en herplaatsing. Alles begint met een goed dossier. 
• Verbetertraject (PIP): concrete doelen, ondersteuning/scholing, duidelijke termijnen, periodieke evaluaties en (schriftelijke) verslaglegging. 
• Ontslagroute: lukt verbetering niet en is herplaatsing niet mogelijk, dan kan ontbinding op de d‑grond volgen; bij combinatie van onvoldragen gronden kan de i‑grond uitkomst bieden (met mogelijke extra vergoeding). 
• Voorkom valkuilen: geen vage feedback, te korte trajecten, vergeten herplaatsingsonderzoek of onzorgvuldige verslaglegging. 

Wat is disfunctioneren juridisch gezien?

Disfunctioneren (de d‑grond) betekent dat de werknemer ongeschikt is voor de bedongen arbeid, mits dit niet het gevolg is van ziekte of gebrekkige werkomstandigheden, de werknemer tijdig is geïnformeerd over het onvoldoende functioneren en een reële kans tot verbetering heeft gehad. De rechter toetst streng op deze randvoorwaarden en verwacht dossiervorming die dat aantoont. 

Komt u er niet helemaal uit met alleen de d‑grond (bijvoorbeeld omdat er óók sprake is van een verstoorde relatie (g‑grond) of andere omstandigheden), dan kan cumulatie op de i‑grond uitkomst bieden. Daarbij mogen onvoldragen gronden samen alsnog een redelijke ontslaggrond opleveren. Let op: de rechter kan dan een extra (cumulatie)vergoeding toekennen (maximaal 50% van de transitievergoeding). 

De bouwstenen van een sterk dossier

Een goed dossier is feitelijk, consistent en actueel. Leg het volgende vast:

1. Functieprofiel en resultaatgebieden. Wat zijn de uitgangspunten en waar schort het precies aan? 
2. Concrete voorbeelden van tekortschieten. Verzamel concrete data, feiten, output, impact op team/klant. 
3. Gespreksverslagen van functionerings-/verbetergesprekken. Leg het verloop van het proces vast. Bij voorkeur ondertekend voor gezien. 
4. Verbeterplan (PIP) met SMART‑doelen. Gebruik een concreet verbeterplan, gebruik concrete doelen, bied ondersteuning (coaching/scholing), middelen en helder tijdpad. 
5. Tussentijdse evaluaties. Ga regelmatig met elkaar in gesprek over de voortgang (wekelijks/maandelijks), inclusief bijsturing. Leg ook die schriftelijk vast. 
6. (Laatste) waarschuwing bij uitblijven van progressie. Communiceer duidelijk over het gebrek aan voortgang en wees ook helder en eerlijk over de consequenties. 
7. Herplaatsingsonderzoek. Kijk breed binnen de organisatie, denk aan vacatures, aanpassingen, tijdelijke/demotie‑opties, inwerk-/scholingstoets. Leg de activiteiten schriftelijk vast! 

AVG‑tip: verwerk uitsluitend noodzakelijke persoonsgegevens; houd aantekeningen zakelijk en feitelijk; beperk toegang tot het dossier. 

Het verbetertraject (PIP): opzet en doorloop

Duur en frequentie

• Gebruik een reëel tijdpad (bijv. 8–16 weken, afhankelijk van functie/competenties), met periodieke evaluaties (2–4 weken). 

Inhoud

• Doelen: meetbaar (KPI’s/kwaliteitsnormen), gekoppeld aan het functieprofiel.
• Ondersteuning: mentoring, buddy, training, proces‑/toolingverbetering.
• Randvoorwaarden: duidelijke prioriteiten, realistische werkdruk, beschikbaarheid van middelen.
• Evaluatie: schriftelijke terugkoppeling; werknemer reageert en tekent voor gezien (geen instemming vereist, maar wel ontvangst). 

Wanneer bijsturen of afronden?

• Bij progressie: traject verlengen/afronden, doelen borgen.
• Bij onvoldoende verbetering: laatste waarschuwing + herplaatsingsonderzoek afronden en beoordelen of ontbinding (d‑grond) verdedigbaar is; is het palet breder (bijv. ook relatie ernstig verstoord), beoordeel i‑grond.

Voorbeeldtijdlijn (werkgeverspraktijk)

• Week 0–1: signaal → startgesprek met concrete voorbeelden + vooraankondiging PIP. 
• Week 1–2: PIP opstellen (doelen, ondersteuning, termijnen); ondertekening “voor gezien”. 
• Week 3–4: evaluatie #1 (bijsturen; training concreet plannen). 
• Week 7–8: evaluatie #2; waarschuwing bij onvoldoende progressie (consequenties benoemen). 
• Week 11–12: eindgesprek; herplaatsingsonderzoek afronden; besluit: verlengen/afronden of ontbindingsverzoek voorbereiden (d‑ of i‑grond). 

Veelgemaakte fouten (en hoe u ze voorkomt)

1. Vage feedback (“het loopt niet lekker”) i.p.v. concrete voorbeelden. 
2. Te korte of onrealistische PIP‑duur zonder echte steun/scholing. 
3. Geen verslaglegging of verslagen zonder verificatie/“voor gezien”. 
4. Herplaatsing vergeten of te summier (geen vacature‑scan, geen scholingscheck). 
5. Alleen d‑grond pushen terwijl cumulatie op i‑grond juist wél kansrijk is. 

Alternatieven en strategie

• VSO (beëindiging met wederzijds goedvinden) kan passend zijn als draagvlak ontbreekt of tijdsdruk hoog is; uw onderhandelingspositie is sterker met een goed dossier. 
• Arbeidsmediation bij (beginnende) relatie‑issues voorkomt dat de g‑grond escaleert; mislukt dat, dan kan die geschiedenis later relevant zijn voor de i‑grond. 

Quick checklist dossiervorming

• Functieprofiel en meetbare doelen duidelijk
• Concrete tekortkomingen met data/voorbeelden vastgelegd
• PIP met SMART‑doelen, ondersteuning, termijnen
• Evaluatieverslagen (met reactie/voor gezien)
• Waarschuwing + consequenties
• Herplaatsingsonderzoek aantoonbaar gedaan
• AVG‑proof, consistente dossiervorming
• Rekening gehouden met i‑grond als back‑up

FAQ (kort & to the point)

1. Hoe lang moet een verbetertraject duren? Dat verschilt per functie/competentie. Belangrijk is dat het reëel is (in tijd én ondersteuning) en u periodiek evalueert met schriftelijke vastlegging. 

2. Moet ik altijd scholing aanbieden? Als scholing realistisch bijdraagt aan verbetering, wordt van u serieuze ondersteuning verwacht. Zonder reële steun is een d‑grond kwetsbaar. 

3. Wanneer is herplaatsing “genoeg onderzocht”? Documenteer vacature‑scan, eventuele aanpassingen/demotie, en de uitkomst van een scholings-/inwerktoets. Hoe groter de onderneming, hoe groter en breder de inspanning.

4. Wat als d‑grond nét niet rond komt? Beoordeel een mogelijke cumulatie op de i‑grond (bijvoorbeeld combinatie met g‑grond). Reken op mogelijke cumulatievergoeding (max. 50% extra). 

5. Moet de werknemer “voor akkoord” tekenen? Niet nodig. “Voor gezien” is voldoende: het bevestigt ontvangst. Leg wel ruimte vast voor een zienswijze van de werknemer. 

6. Kunnen we ook via UWV ontslaan? Nee, de d‑ en g‑grond lopen via de kantonrechter (niet UWV). De UWV procedure ziet toe op ontslag wegens een bedrijfseconomische reden of langdurige arbeidsongeschiktheid. 

Hulp nodig? (Ede en regio)

Onze arbeidsrechtadvocaten helpen werkgevers met dossiervorming, PIP‑opzet, herplaatsing en processtrategie. Neem contact op met Vallei Advocaten & Mediators in Ede. 

Disclaimer: dit artikel biedt algemene informatie en vervangt geen advies op maat. Laat uw situatie tijdig juridisch toetsen.

« Terug naar het overzicht